XRechnung erstellen: Format, Pflicht und Anleitung

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und gewinnt auch im B2B-Bereich an Bedeutung. Als reines XML-Format ermöglicht die XRechnung eine vollständig automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. Seit November 2020 ist die XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend, und auch die meisten Bundesländer setzen mittlerweile auf diesen Standard. Erfahren Sie hier, wie Sie eine XRechnung korrekt erstellen und welche Anforderungen Sie beachten müssen.

Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wird als reine XML-Datei erstellt. Anders als bei ZUGFeRD gibt es keine visuelle PDF-Darstellung. Die Rechnung wird ausschließlich in maschinenlesbarer Form übermittelt. Das Format enthält alle relevanten Rechnungsdaten in einer klar definierten Struktur: Von den Stammdaten des Rechnungsstellers und -empfängers über die einzelnen Rechnungspositionen bis hin zu Zahlungsinformationen und Steuerangaben. Ein zentrales Element bei XRechnungen an Behörden ist die Leitweg-ID, eine eindeutige Kennung des öffentlichen Auftraggebers, ohne die eine Zustellung nicht möglich ist.

Die Pflicht zur XRechnung betrifft zunächst alle Unternehmen, die Rechnungen an Behörden des Bundes stellen. Diese müssen ihre Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder das Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsportal (OZG-RE) einreichen. Die Übermittlung kann per Webformular, E-Mail, De-Mail oder über die PEPPOL-Infrastruktur erfolgen. Auf Landesebene gelten teils abweichende Regelungen und eigene Plattformen. In Bremen, Hamburg und dem Saarland beispielsweise ist die E-Rechnungspflicht bereits für alle Rechnungen an Landesbehörden in Kraft, während andere Bundesländer eigene Zeitpläne verfolgen.

Eine XRechnung manuell als XML-Datei zu erstellen ist technisch anspruchsvoll und fehleranfällig. Deshalb empfiehlt sich die Verwendung einer spezialisierten Software. EasyInvoice bietet eine benutzerfreundliche Lösung, mit der Sie XRechnungen direkt auf Ihrem iPhone oder iPad erstellen können. Sie geben einfach Ihre Rechnungsdaten ein, die App generiert daraus eine normkonforme XRechnung im korrekten XML-Format und validiert diese automatisch. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung von der Empfangsplattform akzeptiert wird.

Bei der Erstellung einer XRechnung sollten Sie besonders auf die korrekte Angabe der Leitweg-ID achten. Diese erhalten Sie in der Regel vom öffentlichen Auftraggeber zusammen mit dem Auftrag. Außerdem müssen Sie die Bestellnummer oder Vertragsnummer des Auftraggebers angeben, damit die Rechnung zugeordnet werden kann. Validieren Sie Ihre XRechnung vor dem Versand mit dem offiziellen KoSIT-Validator oder über das Prüftool der ZRE, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Häufige Fehlerquellen sind fehlende Pflichtfelder, falsche Steuersätze oder eine ungültige Leitweg-ID.