E-Rechnung an Behörden: Leitfaden für Unternehmen

Wenn Sie als Unternehmen Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen, sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen elektronisch einzureichen. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) und die entsprechenden Landesregelungen schreiben die Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungsformate vor. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, welche Anforderungen gelten, welche Plattformen Sie nutzen müssen und wie Sie den Prozess effizient gestalten.

Für Rechnungen an Bundesbehörden stehen zwei zentrale Plattformen zur Verfügung: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und das OZG-konforme Rechnungseingangsportal (OZG-RE). Über die ZRE reichen Sie Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung ein, während die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung zuständig ist. Die Übermittlung kann über verschiedene Kanäle erfolgen: per Webformular mit manueller Eingabe, per Datei-Upload im XRechnung-Format, per E-Mail an die jeweilige Plattform-Adresse oder über die PEPPOL-Infrastruktur für automatisierte Übertragungen. In jedem Fall benötigen Sie die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers.

Auf Landesebene unterscheiden sich die Regelungen erheblich. In Nordrhein-Westfalen erfolgt die Einreichung über das Portal eRechnung.NRW, in Baden-Württemberg über service-bw, in Bayern über das Rechnungseingangsportal des Freistaats. Bremen, Hamburg und das Saarland nutzen eigene Portale, während einige Bundesländer die ZRE des Bundes mitnutzen. Die E-Rechnungspflicht gilt in den meisten Bundesländern bereits für alle Lieferanten, in einigen Ländern bestehen noch Übergangsregelungen für kleinere Aufträge. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Bundeslandes, an dessen Behörden Sie Rechnungen stellen.

Das bevorzugte Format für Rechnungen an Behörden ist die XRechnung. Dieses reine XML-Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und enthält alle erforderlichen Rechnungsdaten in strukturierter Form. Alternativ werden auch ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung akzeptiert. Neben den allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung müssen Sie bei Behördenrechnungen zusätzliche Informationen angeben: die Leitweg-ID, die Bestellnummer oder Vertragsnummer des Auftraggebers und gegebenenfalls die Lieferantennummer. Mit EasyInvoice erstellen Sie XRechnungen schnell und unkompliziert auf Ihrem iPhone oder iPad und können diese direkt an die zuständige Plattform übermitteln.

Häufige Probleme bei der Einreichung von E-Rechnungen an Behörden sind eine fehlende oder falsche Leitweg-ID, unvollständige Pflichtangaben oder ein nicht konformes Rechnungsformat. Nutzen Sie vor dem Versand die Validierungsfunktion Ihrer Software oder den KoSIT-Prüfservice, um Fehler zu vermeiden. Beachten Sie außerdem, dass viele Behörden Bearbeitungsfristen haben und fehlerhafte Rechnungen abgelehnt werden, was zu Verzögerungen bei der Zahlung führen kann. Eine sorgfältige Vorbereitung und die Nutzung geeigneter Software sind daher entscheidend für einen reibungslosen Rechnungsprozess mit öffentlichen Auftraggebern.