E-Rechnung Beispiel: So sieht eine elektronische Rechnung aus

Viele Unternehmen fragen sich, wie eine E-Rechnung konkret aussieht und welche Informationen sie enthält. Anders als eine herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnung besteht eine E-Rechnung aus strukturierten Daten im XML-Format, die von Software automatisch verarbeitet werden können. Anhand konkreter Beispiele zeigen wir den Aufbau und die Bestandteile einer elektronischen Rechnung.

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung. Sie enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierten Feldern: den Rechnungssteller mit Name, Anschrift und Steuernummer, den Rechnungsempfänger mit Leitweg-ID bei Behörden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, eine oder mehrere Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz sowie die Gesamtsumme mit Steueraufschlüsselung und Zahlungsinformationen. Jedes Feld hat einen definierten Platz in der XML-Struktur gemäß EN 16931.

Eine ZUGFeRD-Rechnung hingegen sieht auf den ersten Blick aus wie ein normales PDF. Der Unterschied liegt im Inneren: In die PDF/A-3-Datei ist eine XML-Datei eingebettet, die dieselben strukturierten Daten wie eine XRechnung enthält. So kann der Empfänger die Rechnung visuell als PDF betrachten oder die XML-Daten automatisch in sein Buchhaltungssystem importieren. Dieses hybride Format macht ZUGFeRD besonders praktisch für den B2B-Bereich, in dem nicht alle Empfänger bereits E-Rechnungssoftware einsetzen.

Mit EasyInvoice erstellen Sie E-Rechnungen, ohne sich um die technische XML-Struktur kümmern zu müssen. Geben Sie einfach Ihre Rechnungsdaten ein, und die App generiert automatisch eine normkonforme XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Die integrierte Vorschau zeigt Ihnen, wie die Rechnung aussehen wird, und die Validierung prüft vor dem Export, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.

Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Rechnung erstellen, beginnen Sie am besten mit einer Testrechnung an sich selbst oder einen Testempfänger. So können Sie sich mit dem Format vertraut machen und sicherstellen, dass alle Angaben korrekt übernommen werden. Für Rechnungen an Bundesbehörden bietet die Zentrale Rechnungseingangsplattform eine Testumgebung, in der Sie den Versand von XRechnungen ausprobieren können, bevor Sie eine echte Rechnung einreichen.