E-Rechnungen archivieren: GoBD-konforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Die korrekte Archivierung von E-Rechnungen ist nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern eine gesetzliche Pflicht. Elektronische Rechnungen müssen gemäß den GoBD in ihrer ursprünglichen digitalen Form unveränderbar und revisionssicher aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier genügt den Anforderungen nicht. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie E-Rechnungen rechtskonform archivieren.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Während dieser Zeit müssen die Dokumente jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Für E-Rechnungen im XRechnung-Format bedeutet das, dass die XML-Dateien im Originalformat gespeichert werden müssen. Bei ZUGFeRD-Rechnungen gilt dies sowohl für die PDF-Datei als auch für die eingebetteten XML-Daten.

Ein GoBD-konformes Archivierungssystem muss mehrere Anforderungen erfüllen: Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente, lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, eine Verfahrensdokumentation sowie die Möglichkeit zur maschinellen Auswertung. Cloud-basierte Lösungen bieten hier oft Vorteile, da sie automatische Backups, Zugriffskontrollen und Versionierung bereits integriert haben.

EasyInvoice speichert alle erstellten Rechnungen automatisch und synchronisiert sie über iCloud auf all Ihren Apple-Geräten. Die App bietet zudem eine Backup-Funktion, mit der Sie Ihre gesamten Rechnungsdaten als ZIP-Datei exportieren und zusätzlich sichern können. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen jederzeit verfügbar und geschützt sind.

Neben ausgehenden Rechnungen müssen auch eingehende E-Rechnungen archiviert werden. Rechnungen, die Sie per E-Mail als PDF oder im ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Format erhalten, dürfen nicht einfach ausgedruckt und dann gelöscht werden. Speichern Sie die Originaldateien in einem strukturierten digitalen Ablagesystem und stellen Sie sicher, dass die Dateien über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.