E-Rechnung kostenlos erstellen: Möglichkeiten und Tools

Viele Unternehmen und Selbstständige suchen nach Möglichkeiten, E-Rechnungen kostenlos zu erstellen. Die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Tools und Lösungen, mit denen Sie elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen können, ohne hohe Investitionen tätigen zu müssen. Allerdings unterscheiden sich die kostenlosen Angebote erheblich in Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit.

Grundsätzlich gibt es mehrere Wege, E-Rechnungen kostenlos zu erstellen. Online-Portale wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes bieten die Möglichkeit, XRechnungen manuell über ein Webformular zu erstellen. Verschiedene Open-Source-Tools können XML-Dateien im XRechnung-Format generieren. Einige kommerzielle Softwareanbieter bieten zudem kostenlose Einstiegstarife mit begrenztem Funktionsumfang an. Der Nachteil vieler kostenloser Lösungen: Sie sind oft umständlich zu bedienen, bieten keine Validierung und unterstützen meist nur ein Format.

Für den professionellen Einsatz empfiehlt sich eine spezialisierte App, die auch im kostenlosen Tarif die wichtigsten Funktionen bietet. EasyInvoice können Sie kostenlos auf Ihrem iPhone, iPad oder Mac installieren und sofort mit dem Erstellen von Rechnungen beginnen. Die App unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung und validiert Ihre Rechnungen automatisch, bevor Sie sie exportieren. So vermeiden Sie Fehler, die bei manueller Erstellung leicht passieren.

Beim Vergleich kostenloser Lösungen sollten Sie auf folgende Kriterien achten: Unterstützt das Tool die aktuellen Formatversionen XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3? Werden alle Pflichtfelder nach EN 16931 unterstützt? Gibt es eine integrierte Validierung? Können Sie Ihre Firmendaten, Logo und Bankverbindung hinterlegen? Und bietet die Lösung eine Möglichkeit zur Archivierung und zum Backup Ihrer Rechnungsdaten?

Unabhängig davon, welche Lösung Sie wählen: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine fehlerhafte E-Rechnung kann vom Empfängersystem abgelehnt werden, was zu Zahlungsverzögerungen führt. Investieren Sie lieber etwas Zeit in die Einrichtung einer zuverlässigen Lösung, als bei jeder Rechnung manuell die Formatkonformität prüfen zu müssen.