Gutschrift erstellen: Anleitung und Muster

Eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne ist eine besondere Form der Rechnung, bei der nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger das Abrechnungsdokument ausstellt. Davon zu unterscheiden ist die umgangssprachlich als "Gutschrift" bezeichnete Stornorechnung oder Rechnungskorrektur, mit der eine bereits gestellte Rechnung ganz oder teilweise rückgängig gemacht wird. Beide Varianten spielen im Geschäftsalltag eine wichtige Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie, wann welche Form zum Einsatz kommt und welche Pflichtangaben jeweils erforderlich sind.

Die umsatzsteuerrechtliche Gutschrift nach §14 Abs. 2 Satz 2 UStG wird vom Leistungsempfänger ausgestellt und ersetzt die Rechnung des Leistenden. Dies ist gängige Praxis beispielsweise bei Provisionsabrechnungen, Tantiemen oder wenn der Leistende keinen eigenen Verwaltungsapparat für die Rechnungsstellung hat. Voraussetzung ist eine vorherige Vereinbarung zwischen den Parteien. Die Gutschrift muss alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung enthalten und zusätzlich als "Gutschrift" gekennzeichnet sein. Widerspricht der Leistende der Gutschrift nicht, gilt sie als anerkannt.

Die Stornorechnung oder Rechnungskorrektur dient hingegen dazu, eine fehlerhafte Rechnung zu berichtigen oder eine Leistung nachträglich zu stornieren, etwa bei Retouren, Mängelreklamationen oder nachträglichen Preisänderungen. Sie muss einen eindeutigen Bezug zur Originalrechnung herstellen, typischerweise durch Angabe der ursprünglichen Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums. Die Stornorechnung erhält eine eigene Rechnungsnummer und weist die Korrekturbeträge mit negativem Vorzeichen aus. Auch hier sind alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung erforderlich.

Achten Sie darauf, dass seit 2013 eine klare begriffliche Trennung zwischen der umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift und der kaufmännischen Gutschrift (Stornorechnung) gilt. Verwenden Sie den Begriff "Gutschrift" auf einem Dokument nur dann, wenn es sich tatsächlich um eine Gutschrift im Sinne des UStG handelt. Für Korrekturen verwenden Sie stattdessen Bezeichnungen wie "Stornorechnung", "Rechnungskorrektur" oder "Korrekturrechnung". Eine falsche Bezeichnung kann zu umsatzsteuerlichen Problemen führen, da bei Verwendung des Wortes "Gutschrift" eine Steuerschuld entstehen kann.

Mit EasyInvoice können Sie sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen schnell und korrekt erstellen. Die App stellt sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, und ermöglicht es Ihnen, den Bezug zur Originalrechnung herzustellen. So behalten Sie den Überblick über Ihre Abrechnungen und vermeiden formale Fehler, die zu steuerlichen Nachteilen führen könnten.