E-Rechnungsverordnung (ERechV): Pflichten und Anforderungen

Die E-Rechnungsverordnung, kurz ERechV, regelt die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes. Sie setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Recht um und verpflichtet Lieferanten seit dem 27. November 2020, Rechnungen an Bundesbehörden ausschließlich in elektronischer Form zu stellen. Wer Geschäftsbeziehungen mit dem öffentlichen Sektor pflegt, muss die Anforderungen der ERechV kennen und einhalten.

Die Verordnung definiert eine elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das bedeutet konkret: Rechnungen im XRechnung-Format oder in einem anderen EN-16931-konformen Format. Eine einfache PDF-Datei erfüllt die Anforderungen der ERechV nicht. Die Übermittlung erfolgt über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE).

Paragraph 3 Absatz 3 der ERechV definiert Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Rechnungen mit einem Bruttobetrag von bis zu 1.000 Euro können weiterhin in anderer Form eingereicht werden. Ebenso gelten Sonderregelungen für bestimmte Direktaufträge und Rechnungen im Bereich der Verteidigung und Sicherheit. Für alle anderen Rechnungen an Bundesbehörden ist die elektronische Form zwingend vorgeschrieben.

Neben der Bundesebene haben auch die einzelnen Bundesländer eigene E-Rechnungsverordnungen erlassen, die sich in Details unterscheiden können. Einige Länder akzeptieren neben XRechnung auch ZUGFeRD-Rechnungen, andere beschränken sich auf das XRechnung-Format. Informieren Sie sich vorab über die spezifischen Anforderungen Ihres Auftraggebers und das jeweilige Eingangsportal.

Mit EasyInvoice erstellen Sie E-Rechnungen, die den Anforderungen der ERechV entsprechen. Die App unterstützt das XRechnung-Format einschließlich der Leitweg-ID und validiert alle Pflichtfelder vor dem Export. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen an Behörden korrekt verarbeitet werden und keine Verzögerungen bei der Zahlung entstehen.