Mahnung schreiben: Vorlage und rechtliche Hinweise

Unbezahlte Rechnungen sind ein häufiges Problem für Selbstständige und Unternehmen. Wenn ein Kunde trotz Fälligkeit nicht zahlt, ist eine Mahnung der erste Schritt, um die ausstehende Zahlung einzufordern. Dabei ist es wichtig, professionell und sachlich vorzugehen, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten und gleichzeitig Ihre rechtlichen Ansprüche zu wahren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Mahnung korrekt formulieren und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten.

In der Praxis hat sich ein dreistufiges Mahnverfahren bewährt. Die erste Mahnung, oft als Zahlungserinnerung bezeichnet, wird in freundlichem Ton formuliert und weist den Kunden höflich auf die überfällige Zahlung hin. Sie sollte die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den offenen Betrag und ein neues Zahlungsziel enthalten. Die zweite Mahnung erfolgt bestimmter und verweist auf die bereits versandte Zahlungserinnerung. In der dritten und letzten Mahnung kündigen Sie an, dass Sie bei Nichtzahlung rechtliche Schritte einleiten oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten werden. Ein bestimmter, aber stets sachlicher Ton ist in allen Stufen empfehlenswert.

Rechtlich tritt der Verzug eines Schuldners gemäß §286 BGB spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung und Fälligkeit der Zahlung ein, sofern der Schuldner ein Unternehmer ist. Bei Verbrauchern muss auf diese Folge in der Rechnung ausdrücklich hingewiesen werden. Ab Eintritt des Verzugs haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen nach §288 BGB. Diese betragen bei Geschäften mit Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und bei Geschäften zwischen Unternehmern 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Zusätzlich können Sie eine Verzugspauschale von 40 Euro bei B2B-Geschäften geltend machen.

Eine Mahnung sollte immer folgende Angaben enthalten: Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift, die Angaben zum Schuldner, die Rechnungsnummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung, den ausstehenden Betrag einschließlich eventueller Mahngebühren und Verzugszinsen, eine neue Zahlungsfrist sowie Ihre Bankverbindung. Bewahren Sie Kopien aller Mahnungen auf und versenden Sie die letzte Mahnung idealerweise per Einschreiben, um den Zugang nachweisen zu können.

EasyInvoice hilft Ihnen, den Überblick über offene Rechnungen zu behalten. Die App ermöglicht es Ihnen, den Zahlungsstatus Ihrer Rechnungen zu verfolgen und bei Bedarf Zahlungserinnerungen zu erstellen. So stellen Sie sicher, dass keine überfällige Rechnung untergeht, und können frühzeitig reagieren, bevor sich Zahlungsrückstände aufbauen.