Rechnungen für Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Tipps

Kleinunternehmer stehen bei der Rechnungsstellung vor besonderen Herausforderungen. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss beim Erstellen von Rechnungen bestimmte Besonderheiten beachten. Die wichtigste: Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie als Kleinunternehmer korrekte Rechnungen erstellen.

Die Kleinunternehmerregelung gilt für Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Wer diese Grenzen einhält, kann auf die Erhebung von Umsatzsteuer verzichten, was die Buchführung erheblich vereinfacht. Allerdings entfällt damit auch das Recht auf Vorsteuerabzug. Auf jeder Rechnung muss der Hinweis stehen, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird, zum Beispiel: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Auch als Kleinunternehmer müssen Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten: Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift, den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang der Leistung, das Leistungsdatum sowie den Gesamtbetrag. Der einzige Unterschied zu regulären Rechnungen ist das Fehlen von Steuersatz und Steuerbetrag, ersetzt durch den Befreiungshinweis.

Mit EasyInvoice erstellen Kleinunternehmer professionelle Rechnungen in wenigen Minuten. Die App unterstützt die Kleinunternehmerregelung direkt in den Einstellungen und fügt den gesetzlich vorgeschriebenen Befreiungshinweis automatisch auf jede Rechnung ein. So vermeiden Sie formale Fehler und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Rechnungen lassen sich als PDF exportieren oder im E-Rechnungsformat versenden.

Besonders wichtig für Kleinunternehmer: Vergeben Sie fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken, bewahren Sie alle Rechnungen mindestens zehn Jahre auf und achten Sie darauf, die Umsatzgrenzen im Blick zu behalten. Sollten Sie die Grenze von 22.000 Euro im Vorjahr überschreiten, verlieren Sie den Kleinunternehmerstatus und müssen im folgenden Jahr Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Eine gute Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Umsätze und Rechnungen zu behalten.