Pflichtangaben auf Rechnungen: Was das Gesetz vorschreibt

Damit eine Rechnung in Deutschland steuerlich anerkannt wird und der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese Anforderungen sind in §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) klar geregelt. Fehlt auch nur eine der vorgeschriebenen Angaben, kann das Finanzamt die Rechnung beanstanden. In diesem Artikel erfahren Sie im Detail, welche Angaben das Gesetz vorschreibt und was Sie bei der Rechnungserstellung beachten müssen.

An erster Stelle stehen der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers. Diese Angaben müssen so präzise sein, dass beide Parteien eindeutig identifizierbar sind. Darüber hinaus muss die Rechnung die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers enthalten. Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben, während die USt-IdNr. für innergemeinschaftliche Geschäfte innerhalb der EU relevant ist. Beide Nummern sind gleichwertig verwendbar.

Jede Rechnung benötigt ein Ausstellungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer, die eine einmalige Identifizierung ermöglicht. Das Nummernsystem können Sie frei gestalten, solange die Nummern eindeutig und nachvollziehbar vergeben werden. Ebenso zwingend ist die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder sonstigen Leistung. Stimmt das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum überein, genügt ein entsprechender Vermerk. Bei Anzahlungen oder Vorauszahlungen muss stattdessen der Zeitpunkt der Vereinnahmung angegeben werden.

Die Leistungsbeschreibung muss Art und Umfang der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Dienstleistungen eindeutig erkennen lassen. Handelsübliche Bezeichnungen sind dabei ausreichend, sofern sie die Leistung hinreichend konkretisieren. Beim Entgelt ist zwischen dem Nettobetrag, dem anzuwendenden Steuersatz und dem resultierenden Steuerbetrag zu unterscheiden. Bei Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen, etwa 19 % und 7 %, müssen die Beträge getrennt ausgewiesen werden. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Rabatte oder Skonti sind ebenfalls anzugeben.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen gemäß §33 UStDV. Hier reichen der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung sowie der Bruttobetrag mit Angabe des Steuersatzes. EasyInvoice berücksichtigt alle gesetzlichen Pflichtangaben automatisch und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen vollständig und rechtskonform sind. So vermeiden Sie formale Fehler und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.