E-Rechnung erstellen: Anleitung für Unternehmen

Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird in Deutschland zunehmend zum Standard im Geschäftsverkehr. Spätestens seit dem Wachstumschancengesetz 2024 müssen sich Unternehmen aller Größen mit dem Thema auseinandersetzen. Doch was genau ist eine E-Rechnung, welche Formate gibt es und wie erstellen Sie eine rechtskonforme elektronische Rechnung? In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um E-Rechnungen korrekt zu erstellen und zu versenden.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Per Definition handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein reines XML-Format und wird vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) eingesetzt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine maschinenlesbare XML-Datei in ein PDF/A-3-Dokument einbettet und so sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931.

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie zunächst die richtigen Rechnungsdaten. Dazu gehören alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG: Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag. Bei XRechnungen für Behörden ist zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers erforderlich. Achten Sie darauf, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind, da fehlerhafte E-Rechnungen von den Empfangssystemen automatisch abgelehnt werden können.

Der einfachste Weg, eine E-Rechnung zu erstellen, führt über eine spezialisierte Software. Professionelle Lösungen nehmen Ihnen die technische Komplexität ab und sorgen dafür, dass Ihre Rechnungen den aktuellen Anforderungen entsprechen. EasyInvoice für iOS ermöglicht es Ihnen, E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format direkt auf Ihrem iPhone oder iPad zu erstellen. Die App führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und validiert Ihre Eingaben automatisch, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Bevor Sie eine E-Rechnung versenden, sollten Sie diese validieren. Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind und das gewählte Format den Anforderungen des Empfängers entspricht. Für XRechnungen an Bundesbehörden nutzen Sie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), für Landesbehörden die jeweiligen Landesportale. Im B2B-Bereich können E-Rechnungen per E-Mail, über PEPPOL oder andere elektronische Übertragungswege versendet werden. Planen Sie den Umstieg auf E-Rechnungen frühzeitig, denn ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht zum Versand wird schrittweise bis 2028 ausgeweitet.