Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Darauf sollten Sie achten

Kleinunternehmer nach §19 UStG haben besondere Anforderungen an ihr Rechnungsprogramm, die herkömmliche Software nicht immer erfüllt. Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer, was sich direkt auf den Aufbau und die Pflichtangaben jeder Rechnung auswirkt. Ein versehentlich ausgewiesener Steuerbetrag kann dazu führen, dass dieser an das Finanzamt abgeführt werden muss, selbst wenn keine Umsatzsteuerpflicht besteht. Daher ist die Wahl des richtigen Rechnungsprogramms für Kleinunternehmer besonders wichtig.

Das ideale Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss den Umsatzsteuerausweis zuverlässig unterdrücken und stattdessen nur den Bruttobetrag darstellen. Gleichzeitig sollte der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung automatisch auf jeder Rechnung erscheinen, etwa in der Formulierung "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle weiteren Pflichtangaben wie vollständiger Name, Anschrift, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung müssen selbstverständlich ebenfalls abgedeckt sein. Eine integrierte Prüfung auf Vollständigkeit verhindert, dass wichtige Angaben vergessen werden.

Neben den steuerlichen Besonderheiten profitieren Kleinunternehmer von einem schlanken und intuitiven Rechnungsprogramm. Gerade in der Gründungsphase bleibt wenig Zeit für komplizierte Einarbeitung in umfangreiche Buchhaltungssoftware. Eine einfache Kundenverwaltung, vorgefertigte Rechnungsvorlagen und die Möglichkeit, Rechnungen direkt als PDF zu exportieren und zu versenden, decken die wesentlichen Bedürfnisse ab. Auch die Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen sollte ohne großen Aufwand möglich sein, um den Cashflow stets im Blick zu behalten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung auf den möglichen Wechsel zur Regelbesteuerung. Sobald die Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Vorjahr überschritten wird, entfällt die Kleinunternehmerregelung. Ein gutes Rechnungsprogramm ermöglicht diesen Übergang nahtlos, indem es die Umstellung auf Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis einfach und ohne Datenverlust unterstützt. So müssen Sie weder Software wechseln noch Ihre gesamte Rechnungshistorie migrieren.

EasyInvoice ist auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern zugeschnitten und bietet eine eigene Einstellung für die Kleinunternehmerregelung. Ist diese aktiviert, wird der Hinweis auf §19 UStG automatisch eingefügt und kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen. Alle Pflichtangaben werden beim Erstellen der Rechnung abgefragt, sodass Sie stets rechtskonforme Rechnungen erzeugen. Die intuitive Benutzeroberfläche auf dem iPhone ermöglicht es Ihnen, professionelle Rechnungen in Sekunden zu erstellen, ohne sich in komplexe Buchhaltungssoftware einarbeiten zu müssen.