E-Rechnung Format: XRechnung, ZUGFeRD und weitere Standards

Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt schnell auf verschiedene Formate und Standards. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL, UBL – die Vielfalt kann verwirrend sein. In diesem Ratgeber erklären wir die gängigen E-Rechnungsformate, ihre Unterschiede und für welche Anwendungsfälle sie sich eignen.

In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungsformate als Standard etabliert. Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und enthält ausschließlich strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Eine visuelle Darstellung der Rechnung ist im Format selbst nicht enthalten, kann aber durch Stylesheets erzeugt werden. XRechnung wird über Plattformen wie die ZRE des Bundes oder Landesportale eingereicht.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verfolgt einen hybriden Ansatz. Das Format bettet eine maschinenlesbare XML-Datei in ein PDF/A-3-Dokument ein. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisch verarbeitet werden. ZUGFeRD 2.1 und höher in den Profilen EN 16931 und Extended sind konform mit der europäischen Norm und damit auch für den B2B-Bereich geeignet. Das Comfort-Profil ist besonders verbreitet und bietet eine gute Balance zwischen Detailtiefe und Einfachheit.

Neben XRechnung und ZUGFeRD gibt es weitere internationale Formate. UBL (Universal Business Language) ist ein weltweit verbreitetes XML-Format, das auch die Basis für die XRechnung bildet. PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, das zunehmend auch in Deutschland an Bedeutung gewinnt. Für die meisten deutschen Unternehmen sind XRechnung und ZUGFeRD jedoch die relevanten Formate.

EasyInvoice unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD nativ. Erstellen Sie Ihre Rechnung in der App und exportieren Sie sie im gewünschten Format – ohne zusätzliche Tools oder Konvertierungen. Die App stellt die Konformität mit EN 16931 sicher, sodass Ihre E-Rechnungen von Behörden und Geschäftspartnern problemlos verarbeitet werden können.