E-Rechnung validieren: So prüfen Sie Ihre elektronische Rechnung

Die Validierung ist ein entscheidender Schritt bei der Erstellung elektronischer Rechnungen. Eine E-Rechnung, die nicht den formalen und inhaltlichen Anforderungen entspricht, wird vom Empfangssystem automatisch abgelehnt. Dies führt zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Zahlung und verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Rechnungen vor dem Versand prüfen, welche Fehler häufig auftreten und welche Werkzeuge Ihnen bei der Validierung helfen.

Die Validierung einer E-Rechnung erfolgt auf mehreren Ebenen. Die erste Ebene ist die Schemavalidierung: Hier wird geprüft, ob das XML-Dokument syntaktisch korrekt ist und der definierten Dokumentstruktur entspricht. Bei XRechnungen wird gegen das UBL- oder CII-Schema geprüft, bei ZUGFeRD gegen das jeweilige Profilschema. Die zweite Ebene umfasst die Geschäftsregeln der europäischen Norm EN 16931. Diese stellen sicher, dass die Rechnungsdaten inhaltlich konsistent sind, beispielsweise ob die Summe der Einzelpositionen dem Gesamtbetrag entspricht und ob die Steuerberechnung korrekt ist. Die dritte Ebene prüft die nationalen Regeln, die über die europäische Norm hinausgehen, etwa die in Deutschland verpflichtende Angabe der Leitweg-ID bei Behördenrechnungen.

Zu den häufigsten Fehlern bei E-Rechnungen gehören fehlende Pflichtfelder, wie etwa die Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers, eine fehlende oder ungültige Leitweg-ID, falsche Berechnungen bei Steuern oder Gesamtbeträgen, ungültige Codes für Einheiten, Währungen oder Steuerkategorien sowie formale Fehler im XML-Aufbau. Bei ZUGFeRD-Rechnungen kann es zusätzlich zu Problemen kommen, wenn das PDF-Dokument nicht dem PDF/A-3-Standard entspricht oder die eingebettete XML-Datei nicht korrekt verknüpft ist. Auch Zeichenkodierungsprobleme, etwa bei Umlauten, sind eine häufige Fehlerquelle.

Für die Validierung stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Der KoSIT-Validator ist das offizielle Prüfwerkzeug für XRechnungen und kann als Open-Source-Software lokal installiert oder über die Web-Oberfläche der ZRE genutzt werden. Für ZUGFeRD-Rechnungen bietet das FeRD einen eigenen Validator an. Darüber hinaus integrieren viele professionelle Rechnungssoftwarelösungen eine automatische Validierung in den Erstellungsprozess. EasyInvoice validiert Ihre E-Rechnungen bereits während der Eingabe und weist Sie auf fehlende oder fehlerhafte Angaben hin, bevor die Rechnung generiert wird.

Neben der technischen Validierung sollten Sie auch eine inhaltliche Prüfung durchführen. Kontrollieren Sie, ob alle Angaben korrekt sind: Stimmen die Adressen, die Bankverbindung, die Leistungsbeschreibungen und die Beträge? Ist das richtige Rechnungsformat gewählt, also XRechnung oder ZUGFeRD im passenden Profil? Wurde die korrekte Leitweg-ID des Empfängers verwendet? Eine sorgfältige Prüfung vor dem Versand erspart Ihnen aufwendige Korrekturen und sorgt für eine schnelle Bearbeitung und Zahlung Ihrer Rechnungen.