GoBD-konforme Rechnungen: Anforderungen und Umsetzung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie Unternehmen und Selbstständige ihre steuerlich relevanten Dokumente digital erstellen, verarbeiten und archivieren müssen. Seit ihrer Einführung durch das Bundesministerium der Finanzen gelten diese Grundsätze für alle Steuerpflichtigen, die elektronische Aufzeichnungen führen. Wer die GoBD nicht einhält, riskiert bei einer Betriebsprüfung Zuschätzungen und steuerliche Nachteile.

Die zentralen Anforderungen der GoBD an digitale Rechnungen lassen sich auf fünf Prinzipien zusammenfassen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Ordnung. Jede Rechnung muss so dokumentiert sein, dass ein sachverständiger Dritter sie innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann. Änderungen an einer einmal erstellten Rechnung müssen protokolliert werden, sodass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Das nachträgliche Löschen oder spurlose Überschreiben von Rechnungen ist nicht zulässig. Darüber hinaus müssen Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst werden, bei unbaren Vorgängen innerhalb von zehn Tagen.

Besonders wichtig ist die revisionssichere Archivierung. Elektronisch erstellte oder empfangene Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie erstellt oder empfangen wurden. Ein Ausdruck allein genügt nicht, wenn die Rechnung ursprünglich digital vorlag. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Während dieser Zeit muss der Zugriff auf die archivierten Dokumente jederzeit möglich sein. Auch Konvertierungen in andere Formate sind nur zulässig, wenn das Originaldokument zusätzlich aufbewahrt wird und keine Informationen verloren gehen.

An die eingesetzte Software stellt die GoBD konkrete Anforderungen. Das Programm muss eine Verfahrensdokumentation ermöglichen, die beschreibt, wie Rechnungen erstellt, verarbeitet und archiviert werden. Eine lückenlose Vergabe von Rechnungsnummern ist Pflicht, und das System sollte verhindern, dass Nummern doppelt vergeben oder Lücken erzeugt werden. Zugriffsberechtigungen sollten definierbar sein, um unbefugte Änderungen auszuschließen. Für Selbstständige und Kleinunternehmer genügt in der Regel eine vereinfachte Verfahrensdokumentation, die den Prozess der Rechnungserstellung und Archivierung beschreibt.

EasyInvoice unterstützt Sie bei der GoBD-konformen Rechnungsstellung durch die automatische Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern und die lückenlose Dokumentation aller erstellten Rechnungen. Ihre Daten werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und können über iCloud synchronisiert werden, sodass Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente behalten. Mit dem PDF-Export archivieren Sie Ihre Rechnungen im unveränderlichen Format und erfüllen damit eine wichtige Voraussetzung für die revisionssichere Aufbewahrung.