E-Rechnung und ZUGFeRD: Das hybride Format für den Geschäftsverkehr

ZUGFeRD hat sich als eines der wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland etabliert. Das hybride Format verbindet die Vorteile einer visuell lesbaren PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten und ist damit ideal für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Ob Freiberufler, Mittelständler oder Konzern, ZUGFeRD bietet für jeden Anwendungsfall die passende Lösung.

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und liegt aktuell in der Version 2.3 vor. Das Format basiert auf PDF/A-3 und bettet eine XML-Datei im Cross-Industry-Invoice-Format ein. Diese Kombination ermöglicht es, die Rechnung sowohl als gewohntes PDF-Dokument zu betrachten als auch die strukturierten Daten automatisch in Buchhaltungssysteme zu importieren. Im COMFORT-Profil und höher ist ZUGFeRD vollständig konform zur europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile für unterschiedliche Anforderungen. Das Minimum-Profil enthält nur grundlegende Kopfdaten und eignet sich für einfache Archivierungszwecke. Basic liefert erweiterte Informationen, Comfort ist EN-16931-konform und für die meisten Geschäftsanwendungen empfohlen, und Extended bietet zusätzliche Felder für spezielle Branchenanforderungen. ZUGFeRD ist außerdem identisch mit dem französischen Format Factur-X, was den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch erleichtert.

EasyInvoice erstellt ZUGFeRD-2.3-Rechnungen im Comfort-Profil, dem empfohlenen Standard für den B2B-Geschäftsverkehr. Die App generiert ein professionell gestaltetes PDF mit eingebetteter CII-XML-Datei, das alle Pflichtfelder der EN 16931 enthält. Bankverbindung, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen werden automatisch in die XML-Daten übernommen.

Für Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung stehen, ist ZUGFeRD der ideale Einstieg in die E-Rechnungsstellung. Das Format funktioniert ohne spezielle Infrastruktur beim Empfänger und kann per E-Mail versendet werden wie jedes andere PDF-Dokument. Gleichzeitig erfüllt es die kommenden gesetzlichen Anforderungen an strukturierte E-Rechnungen und bereitet Sie optimal auf die B2B-E-Rechnungspflicht vor.