Abschlagsrechnung erstellen: Aufbau, Pflichtangaben und Muster

Eine Abschlagsrechnung ermöglicht es Unternehmern, bereits vor Abschluss eines Auftrags Teilzahlungen von ihren Kunden zu verlangen. Besonders bei größeren Projekten mit langer Laufzeit sichert sie die Liquidität und verteilt das finanzielle Risiko auf beide Vertragsparteien. Die rechtliche Grundlage für Abschlagsrechnungen bildet §632a BGB, der bei Werkverträgen einen Anspruch auf Abschlagszahlungen vorsieht. Im Baugewerbe, in der IT-Branche und bei Beratungsdienstleistungen gehören Abschlagsrechnungen zum Geschäftsalltag.

Inhaltlich muss eine Abschlagsrechnung dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine reguläre Rechnung nach §14 UStG. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift beider Vertragsparteien, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie eine Beschreibung der bis dahin erbrachten Leistung. Zusätzlich muss klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt und welchen Anteil der Gesamtleistung sie abdeckt. Die Umsatzsteuer ist auf den Abschlagsbetrag auszuweisen, sofern Sie nicht als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind.

Die Abschlagsrechnung ist von der Teilrechnung zu unterscheiden, auch wenn beide Begriffe im Alltag häufig synonym verwendet werden. Eine Teilrechnung bezieht sich auf einen bereits vollständig erbrachten und abgrenzbaren Leistungsteil, während eine Abschlagsrechnung eine Vorauszahlung auf die Gesamtleistung darstellt, die noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Dieser Unterschied ist steuerlich relevant, denn bei einer Teilrechnung entsteht die Umsatzsteuerpflicht mit Erbringung der Teilleistung, bei einer Abschlagsrechnung hingegen erst mit Vereinnahmung der Zahlung. Am Ende eines Projekts wird eine Schlussrechnung erstellt, die alle bereits gezahlten Abschläge auflistet und verrechnet.

Beim Erstellen einer Abschlagsrechnung empfiehlt es sich, die Zahlungsmodalitäten vorab vertraglich festzuhalten. Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden fest, wie viele Abschläge in welcher Höhe fällig werden und an welche Meilensteine die Zahlungen geknüpft sind. Eine transparente Vereinbarung vermeidet Streitigkeiten und stellt sicher, dass beide Seiten den gleichen Erwartungen folgen. Nummerieren Sie Ihre Abschlagsrechnungen fortlaufend und verweisen Sie in der Schlussrechnung auf alle zuvor gestellten Abschläge.

Mit EasyInvoice erstellen Sie Abschlagsrechnungen schnell und mit allen erforderlichen Pflichtangaben direkt auf Ihrem iPhone. Die App unterstützt Sie bei der korrekten Kennzeichnung als Abschlagsrechnung und der lückenlosen Vergabe von Rechnungsnummern. Dank gespeicherter Kundendaten und Leistungsbeschreibungen müssen Sie wiederkehrende Informationen nicht erneut eingeben. So behalten Sie auch bei Projekten mit mehreren Abschlagsrechnungen den Überblick und stellen sicher, dass Ihre Rechnungen stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.