E-Rechnungsformate im Überblick: XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und mehr

Die Vielfalt der E-Rechnungsformate kann auf den ersten Blick verwirrend wirken. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS, Factur-X, CII und UBL sind nur einige der Begriffe, die im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen fallen. Dieser Überblick ordnet die verschiedenen Formate ein und zeigt, welches Format für welchen Einsatzzweck geeignet ist.

In Deutschland dominieren zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein reines XML-Format auf Basis der CII-Syntax und wird für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das XML-Daten in ein PDF/A-3 einbettet und so visuell lesbar bleibt. Auf europäischer Ebene spielt PEPPOL BIS eine zentrale Rolle als Format für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch über das PEPPOL-Netzwerk. In Frankreich heißt das zu ZUGFeRD kompatible Format Factur-X. Alle genannten Formate basieren auf der Norm EN 16931.

Technisch gesehen gibt es zwei XML-Syntaxen für E-Rechnungen: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross-Industry Invoice). XRechnung und ZUGFeRD nutzen CII, während PEPPOL BIS auf UBL basiert. Beide Syntaxen bilden dasselbe Datenmodell ab und können ineinander konvertiert werden. Für Sie als Anwender ist die Wahl der Syntax weniger relevant als die Frage, welches Format Ihr Empfänger erwartet.

EasyInvoice unterstützt die beiden in Deutschland relevanten Formate: XRechnung im CII-XML-Format und ZUGFeRD 2.3 als PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Die App erstellt normkonforme Rechnungen und validiert automatisch alle Pflichtfelder, sodass Ihre E-Rechnungen von jedem kompatiblen System akzeptiert werden.

Bei der Wahl des Formats orientieren Sie sich am besten an den Anforderungen Ihres Empfängers: Behörden verlangen XRechnung, Geschäftskunden profitieren von ZUGFeRD, und für den internationalen Austausch ist PEPPOL der Standard. Wenn Sie unsicher sind, bietet ZUGFeRD den größten Kompatibilitätsvorteil, da die Rechnung auch ohne E-Rechnungssoftware als PDF gelesen werden kann. Mit der schrittweisen Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland wird die Bedeutung aller Formate weiter zunehmen.