Elektronische Rechnungsverarbeitung: Abläufe digitalisieren

Die elektronische Rechnungsverarbeitung umfasst den gesamten Prozess von der Erstellung über den Versand bis zur Archivierung von Rechnungen in digitaler Form. Für Unternehmen bietet die Digitalisierung dieses Prozesses erhebliche Effizienzgewinne. Dieser Ratgeber erklärt, wie die elektronische Rechnungsverarbeitung funktioniert und wie Sie den Umstieg in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Der klassische Rechnungsprozess besteht aus mehreren Schritten: Erstellung der Rechnung, Versand an den Empfänger, Eingang beim Empfänger, sachliche und rechnerische Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung. Bei Papierrechnungen sind viele dieser Schritte manuell und zeitaufwändig. Die elektronische Rechnungsverarbeitung automatisiert diese Abläufe weitgehend. Rechnungen werden digital erstellt, in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD versendet und können beim Empfänger automatisch ausgelesen, geprüft und verbucht werden.

Für die erfolgreiche Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung sollten Sie einige Punkte beachten. Zunächst benötigen Sie eine Software, die E-Rechnungen in den gängigen Formaten erstellen und exportieren kann. Dann müssen Ihre internen Prozesse angepasst werden: Wer prüft die Rechnungen, wie erfolgt die Freigabe, wo werden die Rechnungen archiviert? Wichtig ist die GoBD-konforme Archivierung, die sicherstellt, dass Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zugänglich bleiben.

EasyInvoice deckt den Erstellungs- und Versandteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung ab. Erstellen Sie Rechnungen auf iPhone, iPad und Mac, exportieren Sie diese als XRechnung oder ZUGFeRD und versenden Sie sie direkt an Ihre Kunden. Alle Daten werden sicher über iCloud synchronisiert und stehen auf allen Ihren Apple-Geräten zur Verfügung. So digitalisieren Sie Ihren Rechnungsprozess Schritt für Schritt.