Rechnung per E-Mail versenden: Rechtslage, Tipps und Voraussetzungen

Das Versenden von Rechnungen per E-Mail ist heute gängige Praxis und rechtlich uneingeschränkt zulässig. Seit 2011 ist in Deutschland keine besondere Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich, um Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Dennoch gibt es einige wichtige Punkte, die Sie beim Rechnungsversand per Mail beachten sollten, um rechtssicher und professionell zu arbeiten.

Eine per E-Mail versendete Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung: Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag sowie das Leistungsdatum. Das gängigste Format für E-Mail-Rechnungen ist PDF. Beachten Sie jedoch, dass eine einfache PDF-Datei keine E-Rechnung im Sinne der neuen E-Rechnungspflicht darstellt, da sie keine strukturierten maschinenlesbaren Daten enthält.

Für die Aufbewahrung gelten besondere Regeln: Elektronisch empfangene und versendete Rechnungen müssen gemäß GoBD in ihrer ursprünglichen digitalen Form archiviert werden. Ein Ausdruck allein genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Achten Sie darauf, dass Ihr Archivierungssystem die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der gespeicherten Rechnungen gewährleistet.

EasyInvoice vereinfacht den Rechnungsversand erheblich: Erstellen Sie Ihre Rechnung in der App, exportieren Sie sie als PDF oder im E-Rechnungsformat ZUGFeRD und teilen Sie sie direkt per E-Mail mit Ihrem Kunden. Die App speichert alle Rechnungen automatisch und sorgt so für eine lückenlose Dokumentation. Dank iCloud-Synchronisierung haben Sie auf allen Ihren Apple-Geräten Zugriff auf Ihre Rechnungshistorie.

Formulieren Sie die Begleit-E-Mail kurz und professionell: Betreff mit Rechnungsnummer, freundliche Anrede, Verweis auf die angehängte Rechnung und Zahlungsfrist sowie Ihre Bankverbindung. Vermeiden Sie es, vertrauliche Rechnungsdaten im E-Mail-Text selbst aufzuführen, und versenden Sie die Rechnung stets als Anhang. So stellen Sie sicher, dass der Rechnungsversand per E-Mail reibungslos und rechtskonform abläuft.