Rechnungsnummern richtig vergeben: Pflicht und System

Die Rechnungsnummer ist eine der Pflichtangaben auf jeder Rechnung und dient der eindeutigen Identifizierung des Dokuments. Gemäß §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer enthalten, die vom Rechnungssteller einmalig vergeben wird. Die Rechnungsnummer ist nicht nur für die steuerliche Zuordnung wichtig, sondern spielt auch bei der GoBD-konformen Buchführung eine zentrale Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein sinnvolles Nummernsystem aufbauen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Das Gesetz schreibt vor, dass Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen, lässt aber bewusst Spielraum bei der konkreten Ausgestaltung. Sie müssen nicht zwingend eine rein numerische Abfolge wie 1, 2, 3 verwenden. Erlaubt sind auch alphanumerische Kombinationen mit Präfixen oder Trennzeichen. Gängige Systeme sind beispielsweise eine Kombination aus Jahreszahl und laufender Nummer wie RE-2026-001, eine Kombination aus Kundenkürzel und Nummer wie KD-MUSTER-001, oder auch nach Leistungsart getrennte Nummernkreise. Entscheidend ist, dass jede Nummer innerhalb eines Nummernkreises nur einmal vergeben wird und die Abfolge nachvollziehbar ist.

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass Rechnungsnummern absolut lückenlos sein müssen. Tatsächlich hat der Bundesfinanzhof klargestellt, dass kleinere Lücken in der Nummernfolge allein kein Grund für eine Beanstandung durch das Finanzamt sind. Dennoch sollten Sie größere Lücken vermeiden, da sie bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen können. Lücken können beispielsweise entstehen, wenn eine Rechnung erstellt aber nicht versendet wird oder wenn Sie den Nummernkreis zum Jahreswechsel zurücksetzen. Dokumentieren Sie in solchen Fällen den Grund für die Lücke, um bei Rückfragen vorbereitet zu sein.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellen weitere Anforderungen an die Rechnungsnummernvergabe. So muss das Nummernsystem nachvollziehbar und dokumentiert sein. Änderungen am System, etwa ein Wechsel des Präfixes oder die Einführung eines neuen Nummernkreises, sollten in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Bereits vergebene Rechnungsnummern dürfen nachträglich nicht geändert oder gelöscht werden, da dies gegen den Grundsatz der Unveränderbarkeit verstößt.

EasyInvoice nimmt Ihnen die Vergabe von Rechnungsnummern vollständig ab. Die App vergibt automatisch fortlaufende Nummern nach einem System, das Sie individuell konfigurieren können. Sie können Präfixe festlegen, das Jahresformat bestimmen und den Startwert wählen. So erhalten Sie ein konsistentes und GoBD-konformes Nummernsystem, ohne sich um die manuelle Verwaltung kümmern zu müssen.