XRechnung-Format: Aufbau, Struktur und Anforderungen

Das XRechnung-Format ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Es wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Als reines XML-Format ist die XRechnung vollständig maschinenlesbar und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche. In diesem Artikel erläutern wir den technischen Aufbau, die Pflichtfelder und die Anforderungen an eine gültige XRechnung.

Technisch gesehen basiert die XRechnung auf zwei internationalen Syntaxen: UBL (Universal Business Language) in der Version 2.1 und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Die UBL-Variante wird in Deutschland am häufigsten verwendet. Eine XRechnung im UBL-Format besteht aus einem XML-Dokument mit dem Wurzelelement Invoice, das verschiedene Informationsgruppen enthält. Zu den wichtigsten gehören AccountingSupplierParty für den Rechnungssteller, AccountingCustomerParty für den Rechnungsempfänger, InvoiceLine für die einzelnen Rechnungspositionen und TaxTotal für die Steuerangaben. Jede Informationsgruppe folgt einer festgelegten Struktur mit definierten Elementen und Attributen.

Die XRechnung definiert eine Reihe von Pflichtfeldern, die in jeder gültigen Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Rechnungstyp-Code, die Währung, Angaben zum Verkäufer und Käufer mit jeweiliger Adresse und Steueridentifikation, mindestens eine Rechnungsposition mit Beschreibung, Menge und Preis sowie die Gesamtbeträge und Steueraufschlüsselung. Bei Rechnungen an deutsche Behörden sind zusätzlich die Leitweg-ID im Feld BuyerReference und die Bestellreferenz erforderlich. Optionale Felder ermöglichen die Angabe von Rabatten, Zuschlägen, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen und Lieferinformationen.

Die Validierung einer XRechnung erfolgt in mehreren Stufen. Zunächst wird die syntaktische Korrektheit des XML-Dokuments geprüft, also ob das Dokument wohlgeformt ist und dem Schema entspricht. Anschließend werden die Geschäftsregeln der EN 16931 geprüft, beispielsweise ob die Summen korrekt berechnet sind und die Steuersätze plausibel sind. Schließlich werden die nationalen Regeln der XRechnung überprüft, die über die europäische Norm hinausgehen. Der offizielle KoSIT-Validator führt alle diese Prüfungen durch und liefert einen detaillierten Validierungsbericht. EasyInvoice nimmt Ihnen diese technische Komplexität ab und erstellt automatisch validierte XRechnungen, die allen Anforderungen entsprechen.

Die XRechnung wird regelmäßig aktualisiert, um neue Anforderungen und Fehlerkorrekturen einzuarbeiten. Die Versionszyklen betragen in der Regel sechs Monate, wobei jeweils eine Übergangszeit gilt, in der sowohl die alte als auch die neue Version akzeptiert wird. Achten Sie darauf, stets die aktuelle Version zu verwenden, da veraltete Versionen von den Eingangsplattformen abgelehnt werden können. Weitere technische Dokumentation, Beispielrechnungen und den Validator finden Sie auf der offiziellen Webseite der KoSIT sowie im XRechnung-Wiki auf GitHub.