ZUGFeRD-Format: Die hybride Rechnung erklärt

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) und dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde. Das Besondere an ZUGFeRD ist die Kombination aus einem visuell lesbaren PDF-Dokument und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Diese Doppelstruktur macht ZUGFeRD besonders praxistauglich, da sowohl Sender als auch Empfänger flexibel mit der Rechnung arbeiten können. Hier erfahren Sie alles über den technischen Aufbau, die Profile und die Konformität mit europäischen Standards.

Technisch basiert eine ZUGFeRD-Rechnung auf dem PDF/A-3-Standard, einer Variante des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. PDF/A-3 erlaubt das Einbetten beliebiger Dateien, was ZUGFeRD nutzt, um eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten in das PDF einzufügen. Die XML-Datei folgt der UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)-Syntax und trägt den Dateinamen factur-x.xml. Beim Öffnen einer ZUGFeRD-Rechnung in einem herkömmlichen PDF-Viewer sehen Sie die gewohnte visuelle Darstellung der Rechnung. Buchhaltungssoftware kann hingegen die eingebettete XML-Datei auslesen und die Rechnungsdaten automatisch verarbeiten.

ZUGFeRD definiert mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Das Profil Minimum enthält nur die grundlegendsten Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag und eignet sich für die Buchungsunterstützung. Das Profil Basic WL (Without Lines) ergänzt weitere Kopfdaten, enthält aber keine Positionsdetails. Das Profil Basic fügt detaillierte Positionsinformationen hinzu. Das Profil EN 16931, auch Comfort genannt, deckt alle Anforderungen der europäischen Rechnungsnorm ab und ist damit für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern geeignet. Das Profil Extended bietet den größten Funktionsumfang mit zusätzlichen Feldern für komplexe Geschäftsvorfälle.

Seit der Version 2.1 ist ZUGFeRD vollständig kompatibel mit dem französischen Format Factur-X, was den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch in Europa erleichtert. Darüber hinaus gibt es das spezielle Profil XRechnung, das die Anforderungen des deutschen XRechnung-Standards innerhalb einer ZUGFeRD-Datei abbildet. Damit können Unternehmen ein einziges Format nutzen, das sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich akzeptiert wird. Die europäische Norm EN 16931 bildet dabei den gemeinsamen Nenner aller E-Rechnungsformate in Europa.

Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen benötigen Sie eine Software, die sowohl das PDF/A-3-Dokument als auch die eingebettete XML-Datei korrekt generieren kann. EasyInvoice für iOS macht diesen Prozess besonders einfach: Sie geben Ihre Rechnungsdaten ein, wählen das gewünschte Profil und die App erstellt eine vollständig normkonforme ZUGFeRD-Rechnung. Das Ergebnis ist eine professionelle Rechnung, die Ihre Kunden wie gewohnt als PDF öffnen können, während deren Buchhaltungssoftware die Daten automatisch einlesen kann. So profitieren beide Seiten von der Effizienz der elektronischen Rechnungsverarbeitung.