ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Format und Vorteile

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile einer klassischen PDF-Rechnung mit der Maschinenlesbarkeit einer strukturierten XML-Datei vereint. Seit seiner Einführung hat sich ZUGFeRD als eines der wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland etabliert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ZUGFeRD funktioniert, welche Profile es gibt und wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen können.

Das Besondere an ZUGFeRD ist sein hybrider Ansatz: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF/A-3-Dokument, in das eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten eingebettet ist. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen visuell gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden. Dies macht ZUGFeRD besonders attraktiv für den Übergang von der klassischen Papierrechnung zur vollständig elektronischen Rechnungsverarbeitung, da Empfänger ohne spezielle Software die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen können.

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich im Umfang der enthaltenen strukturierten Daten unterscheiden. Das Profil Minimum enthält nur grundlegende Rechnungsinformationen und eignet sich für einfache Anwendungsfälle. Das Profil Basic erweitert dies um detailliertere Positions- und Zahlungsinformationen. Das Profil Comfort, auch als EN 16931 bekannt, deckt alle Anforderungen der europäischen Norm ab und ist damit für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern geeignet. Das Profil Extended bietet zusätzliche Felder für komplexe Geschäftsprozesse, etwa für branchenspezifische Anforderungen. Seit ZUGFeRD 2.1 gibt es außerdem das Profil XRechnung, das eine vollständige Kompatibilität mit dem XRechnung-Standard herstellt.

Die Vorteile von ZUGFeRD liegen auf der Hand: Die automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Umstellung auf E-Rechnungen bis zu 60 Prozent der Kosten pro Rechnung einsparen können. Zudem sorgt das standardisierte Format für eine bessere Datenqualität und beschleunigt den Zahlungsprozess. Mit EasyInvoice erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen einfach und schnell direkt auf Ihrem iOS-Gerät. Die App unterstützt alle ZUGFeRD-Profile und generiert normkonforme Rechnungen, die von allen gängigen Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können.

Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine Software, die sowohl das PDF/A-3-Dokument als auch die eingebettete XML-Datei korrekt generiert. Achten Sie darauf, dass das gewählte Profil den Anforderungen Ihres Rechnungsempfängers entspricht. Für Rechnungen an Behörden ist mindestens das Comfort-Profil oder das XRechnung-Profil erforderlich. Im B2B-Bereich genügt häufig das Basic-Profil. Unabhängig vom gewählten Profil müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten sein, darunter vollständige Anschriften, Steuernummern, Rechnungsnummer und die detaillierte Aufstellung aller Leistungen.