E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was Sie wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland nimmt Fahrt auf. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber den Rahmen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich geschaffen. Bereits seit 2020 gilt die Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden, und ab 2025 wird die E-Rechnung schrittweise auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die aktuellen und kommenden Pflichten, Fristen und Ausnahmen.

Im Bereich B2G (Business-to-Government) ist die E-Rechnungspflicht bereits Realität. Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch im XRechnung-Format oder einem anderen EN-16931-konformen Format einzureichen. Dies gilt für Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro. Auf Landesebene bestehen unterschiedliche Regelungen: Einige Bundesländer haben die Pflicht bereits umgesetzt, andere befinden sich noch in der Übergangsphase. Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, sollten sich mit den jeweiligen Landesregelungen vertraut machen.

Die weitreichendste Änderung betrifft den B2B-Bereich. Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen unabhängig von der Größe. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist dabei eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gemäß EN 16931. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht.

Betroffene Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Prozesse anzupassen. Dazu gehört die Auswahl einer geeigneten Software für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen, die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung der internen Buchhaltungsprozesse. EasyInvoice unterstützt Sie dabei mit einer intuitiven iOS-App, die sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kann. So sind Sie bestens auf die kommenden Anforderungen vorbereitet und können schon heute von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitieren.

Es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten Übergangsfristen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ebenfalls nicht betroffen, hier bleibt die Papierrechnung oder PDF weiterhin zulässig. Beachten Sie jedoch, dass die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab 2025 ausnahmslos für alle Unternehmen gilt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über die technischen Voraussetzungen verfügen, um E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.