Elektronische Rechnung B2B: Pflicht, Formate und Umsetzung

Die elektronische Rechnung im B2B-Bereich wird in Deutschland ab 2025 schrittweise zur Pflicht. Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass alle Unternehmen zunächst E-Rechnungen empfangen können müssen und der Versand bis 2028 flächendeckend vorgeschrieben wird. Für Unternehmen, die bisher nur Papier- oder PDF-Rechnungen austauschen, bedeutet dies eine grundlegende Umstellung ihrer Rechnungsprozesse.

Im B2B-Geschäftsverkehr sind sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD als E-Rechnungsformate zulässig. ZUGFeRD bietet im B2B-Bereich den Vorteil, dass der Empfänger die Rechnung auch als PDF betrachten kann, selbst wenn er noch keine E-Rechnungssoftware einsetzt. XRechnung eignet sich vor allem für Unternehmen, die bereits über automatisierte Rechnungseingangsprozesse verfügen. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931 und werden von den Finanzbehörden anerkannt.

Die Übergangsfristen für die B2B-E-Rechnungspflicht sind gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregelungen bis 2027 bzw. 2028, abhängig vom Jahresumsatz des Rechnungsstellers. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Prozesse anzupassen, Mitarbeiter zu schulen und geeignete Software einzuführen.

EasyInvoice unterstützt Sie beim Umstieg auf die B2B-E-Rechnung. Die App erstellt konforme E-Rechnungen in beiden gängigen Formaten und ermöglicht gleichzeitig den Import eingehender E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch geparst und können als Ausgabe in Ihrer Buchhaltung erfasst werden.

Der Umstieg auf E-Rechnungen im B2B-Bereich ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wirtschaftliche Chance. Automatisierte Rechnungsprozesse reduzieren die Bearbeitungszeit pro Rechnung von durchschnittlich 15 Minuten auf wenige Sekunden, minimieren Fehler und beschleunigen den Zahlungszyklus. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren zudem von einem Wettbewerbsvorteil gegenüber Firmen, die den Umstieg hinauszögern.