Elektronischer Rechnungsversand: Alles zum digitalen Versand von Rechnungen

Der elektronische Rechnungsversand ist für viele Unternehmen längst Alltag und wird durch gesetzliche Vorgaben zunehmend zum Standard. Ob per E-Mail, über ein Portal oder via PEPPOL-Netzwerk, die Möglichkeiten, Rechnungen elektronisch zu versenden, sind vielfältig. Dieser Leitfaden erklärt die verschiedenen Versandwege, rechtliche Rahmenbedingungen und praktische Tipps für den reibungslosen Umstieg.

Beim elektronischen Rechnungsversand unterscheidet man zwischen dem einfachen Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail und dem Versand einer strukturierten E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Während der PDF-Versand per E-Mail rechtlich zulässig und weit verbreitet ist, erfordert die neue E-Rechnungspflicht zunehmend den Versand in strukturierten Formaten. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die Übermittlung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform oder das OZG-RE-Portal vorgeschrieben.

Rechtlich ist für den elektronischen Rechnungsversand seit 2011 keine ausdrückliche Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich. Allerdings empfiehlt es sich, den Versandweg mit Ihren Geschäftspartnern abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt empfangen und verarbeitet werden. Elektronisch versendete Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen und müssen GoBD-konform in ihrer digitalen Originalform archiviert werden.

EasyInvoice macht den elektronischen Rechnungsversand einfach: Erstellen Sie Ihre Rechnung in der App, exportieren Sie sie als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung und teilen Sie sie direkt per E-Mail oder über eine andere App. Die integrierte Validierung stellt sicher, dass Ihre E-Rechnungen den aktuellen Formatanforderungen entsprechen. Alle versendeten Rechnungen werden automatisch in der App gespeichert und über iCloud synchronisiert.

Für den erfolgreichen elektronischen Rechnungsversand sollten Sie einen standardisierten Prozess etablieren: Erstellen Sie eine einheitliche Vorlage mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Bankdaten, nutzen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse für den Versand, und formulieren Sie eine klare Begleitnachricht mit Rechnungsnummer und Zahlungsfrist. So wirken Ihre Rechnungen professionell und werden schneller bearbeitet.