E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten und Umsetzung

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur große Unternehmen und Konzerne, sondern auch Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Viele Selbstständige und kleine Gewerbetreibende fragen sich, was die neuen gesetzlichen Anforderungen für sie bedeuten und wie sie diese praktisch umsetzen können. Dieser Artikel erklärt, welche Pflichten auf Kleinunternehmer zukommen, welche Übergangsfristen gelten und wie Sie den Umstieg auf die E-Rechnung einfach bewältigen.

Grundsätzlich müssen auch Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Größe und Umsatz. In der Praxis bedeutet das, dass Sie ein E-Mail-Postfach benötigen, über das Sie E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format entgegennehmen können. Eine spezielle Software ist für den reinen Empfang zunächst nicht zwingend erforderlich, allerdings empfiehlt es sich, eine Lösung zu nutzen, die die empfangenen Rechnungen auch korrekt anzeigen und archivieren kann.

Für den Versand von E-Rechnungen gelten für Kleinunternehmer großzügigere Übergangsfristen. Bis Ende 2027 dürfen Kleinunternehmer weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden, ohne dass der Empfänger dem zustimmen muss. Ab 2028 wird jedoch auch für Kleinunternehmer die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich greifen. Beachten Sie allerdings eine Besonderheit: Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, gilt die E-Rechnungspflicht bereits jetzt. Hier müssen Sie Ihre Rechnungen im XRechnung-Format über die entsprechende Plattform einreichen.

Ein wichtiger Hinweis für Kleinunternehmer: Auch wenn Sie gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Ihre E-Rechnungen dennoch den formalen Anforderungen entsprechen. Sie geben in diesem Fall den Steuersatz mit 0 Prozent an und vermerken den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Die Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG gelten unverändert, also Name und Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und -datum, Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag. EasyInvoice berücksichtigt die Besonderheiten der Kleinunternehmerregelung und erstellt normkonforme E-Rechnungen, die alle Anforderungen erfüllen.

Der Umstieg auf die E-Rechnung muss für Kleinunternehmer weder kompliziert noch teuer sein. Mit der richtigen Software lassen sich E-Rechnungen genauso schnell erstellen wie herkömmliche Rechnungen. EasyInvoice für iOS bietet eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt vom iPhone oder iPad aus zu erstellen. Nutzen Sie die verbleibende Übergangszeit, um sich mit dem Thema vertraut zu machen und Ihre Prozesse schrittweise umzustellen. So vermeiden Sie Zeitdruck und sind bestens vorbereitet, wenn die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer vollständig in Kraft tritt.