Stundennachweis erstellen: Vorlage und Anleitung

Ein Stundennachweis dokumentiert die geleisteten Arbeitsstunden und dient als verbindliche Grundlage für die Abrechnung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Besonders für Freiberufler und Selbstständige, die auf Stundenbasis arbeiten, ist ein lückenloser Stundennachweis unverzichtbar. Er schafft Transparenz, belegt den tatsächlichen Arbeitsaufwand und schützt beide Seiten vor Missverständnissen. In vielen Branchen wird ein Stundennachweis vom Auftraggeber sogar vertraglich gefordert, bevor eine Rechnung bezahlt wird.

Ein vollständiger Stundennachweis enthält in der Regel folgende Angaben: das Datum des Arbeitstages, die Uhrzeit von Arbeitsbeginn und Arbeitsende, die Dauer der Pausen, die Gesamtarbeitszeit pro Tag, eine Zuordnung zum Projekt oder Kunden sowie eine kurze Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit. Je nach Vereinbarung mit dem Auftraggeber kann auch die Angabe eines Tätigkeitscodes oder einer Kostenstelle erforderlich sein. Wichtig ist, dass der Stundennachweis chronologisch geführt wird und keine Lücken aufweist, da er im Streitfall als Beweisdokument dienen kann.

Für die Erstellung eines Stundennachweises gibt es verschiedene Formate. Viele Freiberufler nutzen eine einfache Tabellenvorlage, die sie am Ende des Abrechnungszeitraums als PDF exportieren und der Rechnung beifügen. Professioneller und weniger fehleranfällig ist jedoch die Nutzung einer spezialisierten Software, die den Stundennachweis automatisch aus den erfassten Arbeitszeiten generiert. So vermeiden Sie Tippfehler, doppelte Einträge und vergessene Stunden. Der fertige Stundennachweis sollte als PDF gespeichert werden, da dieses Format fälschungssicher ist und von jedem Empfänger geöffnet werden kann.

Aus rechtlicher Sicht gibt es für Selbstständige keine generelle Pflicht zur Führung eines Stundennachweises, es sei denn, dies ist vertraglich vereinbart. Allerdings kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Nachweise über die Art und den Umfang der erbrachten Leistungen verlangen. Ein sorgfältig geführter Stundennachweis erleichtert Ihnen in diesem Fall die Dokumentation erheblich. Auch bei Projekten mit Festpreisanteil kann ein interner Stundennachweis helfen, den tatsächlichen Aufwand zu ermitteln und zukünftige Angebote realistischer zu kalkulieren.

Mit EasyInvoice erstellen Sie Ihren Stundennachweis direkt auf dem iPhone, ohne zusätzliche Vorlagen oder Tabellenkalkulationen. Die App erfasst Ihre Arbeitszeiten projektbezogen und generiert daraus einen übersichtlichen Stundennachweis, den Sie als PDF exportieren oder direkt Ihrer Rechnung beifügen können. So sparen Sie administrativen Aufwand und sorgen gleichzeitig für eine professionelle Dokumentation, die Ihre Kunden überzeugt.