ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschiede, Gemeinsamkeiten und Einsatzbereiche

ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland, doch viele Unternehmen sind unsicher, welches Format sie verwenden sollen. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931, unterscheiden sich aber grundlegend in ihrer Struktur und ihrem Einsatzbereich. Dieser Vergleich zeigt Ihnen die wesentlichen Unterschiede und hilft bei der Wahl des richtigen Formats.

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es wurde speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt und ist dort seit 2020 verpflichtend. XRechnung-Dateien können nur mit spezieller Software oder über die Rechnungseingangsportale des Bundes und der Länder gelesen werden. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei im Cross-Industry-Invoice-Format. So können ZUGFeRD-Rechnungen sowohl visuell als PDF betrachtet als auch maschinell verarbeitet werden.

Ein wesentlicher Unterschied liegt im Anwendungsbereich. XRechnung ist für den B2G-Bereich vorgeschrieben und erfordert zwingend eine Leitweg-ID als Empfängeridentifikation. ZUGFeRD eignet sich besonders gut für den B2B-Bereich, da Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle E-Rechnungssoftware als PDF öffnen können. Seit ZUGFeRD Version 2.0 im Profil COMFORT oder höher ist das Format vollständig EN-16931-konform und damit auch als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes anerkannt.

Mit EasyInvoice müssen Sie sich nicht zwischen den Formaten entscheiden. Die App unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und ermöglicht den Export in beiden Formaten per Knopfdruck. Die integrierte Validierung stellt sicher, dass Ihre Rechnungen den jeweiligen Formatanforderungen entsprechen, bevor Sie sie versenden. So sind Sie für jeden Anwendungsfall bestens gerüstet.

Welches Format sollten Sie wählen? Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber ist XRechnung die richtige Wahl. Für den Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen bietet ZUGFeRD den Vorteil der Doppelnutzung als PDF und strukturierte Daten. Viele Unternehmen setzen auf beide Formate parallel, um flexibel auf die Anforderungen ihrer Geschäftspartner reagieren zu können.